Fahrtenbuch kaufen

3. Sichere Vorlage verwenden

Eine kostenlose Vorlage herunterladen oder selbst in Excel erstellen und als Muster mitführen? Viel zu kompliziert und mit Avery Zweckform vollkommen überflüssig. Die vorgedruckten Spalten geben Ihnen automatisch Orientierung beim Schreiben. Alle wichtigen Eckpunkte wie Datum, Reiseziel bzw. aufgesuchte Kunden, Kilometer oder Zweck der Fahrt sind vorgegeben, sodass keine notwendigen Angaben vergessen werden.

4: Aufzeichnungen nach jeder Fahrt führen

Sie haben ein Fahrzeug, das von mehreren Fahrern genutzt wird? Dann empfehlen wir, das Formularbuch im Handschuhfach aufzubewahren. Auch, wenn Sie das Fahrzeug ausschließlich selbst nutzen, raten wir Ihnen, es immer im Auto zu lassen. Denn alle Eintragungen müssen unmittelbar nach der Fahrt - und nicht etwa einmal pro Woche oder gar Monat - erfolgen. Am besten Sie gewöhnen sich an, in der Regel alles direkt nach jeder Fahrt einzeln einzutragen.

5: Hardcover Version für Vielfahrer

Für alle, die besonders viel unterwegs sind, bieten wir auch Formulare mit Hardcover. So sind Ihre Eintragungen besonders geschützt. Zusatz-Tipp: Sie können Ihr Fahrtenbuch auch bequem online bestellen. Denn wir wissen: Wer viel unterwegs ist, hat nicht viel Zeit.

• Starten Sie immer zum 1. Januar. Ein Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch ist im laufenden Jahr nicht möglich.
• Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Dokument geführt werden.
• Führen Sie das Dokument handschriftlich. Ein elektronisches Fahrtenbuch oder eine Auflistung in Excel wird vom Finanzamt oft nicht akzeptiert.
• Die Eintragungen sind zeitnah nach der Fahrt zu erledigen. Tragen Sie nicht alles zeitnah nach jeder Fahrt ein, wird das Dokument vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Finanzamt achtet dafür zum Beispiel auf das Schriftbild: Ist es sehr ähnlich, wird das Finanzamt schnell auf nachträgliche Eintragungen aufmerksam.
• Das Fahrtenbuch muss laut BMF-Schreiben unbedingt fortlaufend geführt werden.
• Es muss mindestens über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) zusammenhängend geführt werden.
• Füllen Sie alle notwendigen Angaben wie Kilometerstand etc. aus. Bei den Avery Zweckform Formularen finden Sie dafür entsprechende Spalten und vergessen nichts Wichtiges für das Finanzamt.

• Regelmäßig wiederkehrende Ziele, wie zum Beispiel Kunden o. Ä., dürfen Sie mit Hilfe einer dem Formular beigefügten Liste abkürzen.
• Sie müssen aufgrund von Staus oder Baustellen mehr als 5 % von der kürzesten Strecke abweichen? Dann müssen Sie einen Grund vermerken. Ansonsten kann die Annahme auftreten, dass es sich um eine versteckte Privatfahrt handelt.
• Das Reiseziel der Fahrt muss vollständig angegeben werden: mit Ort, Straße und Hausnummer.
• Die gefahrenen Kilometer sind in der entsprechenden Spalte jeweils monatlich aufzurechnen.
• Die Monatssummen werden in die Gesamtübersicht übertragen.
• Die Spaltensummen sind mit den Jahreskilometern nach Kilometerständen am Anfang und Ende des Kalenderjahrs abzugleichen.
• Werfen Sie Ihr Dokument vom Vorjahr nicht weg. Denn es gehört zu den Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Bei Dienstwagen eines Arbeitnehmers gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, im Fall eines Firmenwagens des Inhabers von zehn Jahren.

Lange Zeit blieben Beschäftigte zum Teil auch ohne Aufzeichnungen von einer steuerlichen Belastung des Dienstwagens verschont, wenn sie ihren Pkw ausschließlich beruflich nutzten. Diese Möglichkeit ist mit dem BFH-Urteil vom 21. März 2013 entfallen. Seitdem heißt es für alle mit Dienstauto: Keine dienstliche Fahrt ohne Dokumentation. Denn dem Finanzamt muss auch die rein geschäftliche Nutzung des Autos nachgewiesen werden, wenn der Arbeitgeber kein generelles Nutzungsverbot für Privatfahrten erteilt hat.

So günstig kann die Fahrtenbuch-Methode gegenüber der Ein-Prozent-Regelung sein!

Beispiel: Ein Unternehmer, nennen wir ihn Herrn Müller, hat einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 65.000 Euro inklusive Zubehör. Angenommene Nutzungsdauer für das Auto ist drei Jahre und die tatsächlich laufenden KfZ-Kosten betragen 12.500 Euro im Jahr. Herr Müller ist mit dem Dienstwagen überwiegend geschäftlich und nur 15 Prozent privat unterwegs. Bei der 1-Prozent-Regelung sind die tatsächlich laufenden KfZ-Kosten und der exakte Anteil für Privatnutzung aber irrelevant. Denn der Entnahmewert für die angenommene Privatnutzung wird pauschal berechnet: 1 Prozent des Bruttolistenpreises  – im Fall von Herrn Müller also 650 Euro monatlich – macht 7.800 Euro im Jahr. Und diese muss Herr Müller versteuern.

Wichtig für Elektro- und Hybridautos: Die private Nutzung von Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis von bis zu 60.000 EUR bzw. 70.000 EUR (Anschaffung ab 2024) als Dienstwagen wird nur noch mit monatlich 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwertem Vorteil besteuert. Für Hybrid- und Elektrofahrzeuge mit höherem Bruttolistenpreis werden 0,5 Prozent des Bruttolistenpreis angesetzt. Die 0,5 Prozent-Regelung gilt für alle Hybride, die mindestens 60 Kilometer elektrisch fahren bzw. maximal 50 Gramm CO2 pro Kilometer ausstoßen.

Besser fährt Herr Müller mit Fahrtenbuch. Für die Berechnung sind zuerst zwei Punkte relevant: Die Abschreibungskosten pro Jahr nach dem sogenannten linearen AfA-Satz (in diesem Fall 21.667 Euro) und die laufenden Kfz-Kosten von 12.500 Euro. Zusammengerechnet betragen die tatsächlich entstandenen Kosten für den Firmenwagen folglich 34.167 Euro. Das Fahrtenbuch belegt: Herr Müller nutzt den Firmenwagen zu 15 Prozent privat. Das entspricht einem Entnahmewert von 5.125,05 Euro, den Herr Müller versteuern muss.

Fazit:
Der ertragssteuerlich zu versteuernde Entnahmewert nach der Fahrtenbuch- Methode ist 2.674,95 Euro geringer – Herr Müller muss für seinen Firmenwagen mit Fahrtenbuch also weniger Steuern zahlen. Die Steuerersparnis bei einem unterstellten Durchschnittssteuersatz von 40 % beträgt dann etwas über 1.000 Euro.